Выбрасываем из головы все лишнее

Шли как-то два буддийских монаха одной дорогой и вышли к реке. У воды они увидели прекрасную женщину. Она повернулась к монахам и попросила их перенести ее через реку, чтобы не замочить платье. Первый монах, помня о запрете прикасаться к женщинам, извинился и отказал в просьбе. Второй монах, недолго думая, подхватил даму на руки и перенес на другой берег. Оба монаха затем продолжили свой путь. Они шли молча много часов и много миль. Наконец первый монах повернулся ко второму и спросил, почему тот согласился выполнить просьбу женщины. На что второй ответил: «Я пронес ее через брод, сделав всего несколько шагов, а ты несешь ее уже много миль».

Ранее я уже рассказывал вам об эффекте Зейгарник и о том, как постоянное прокручивание в голове миллиона дел лишает нас чувства контроля над своей жизнью. Но беспрестанное вращение мысленной «мешалки» имеет и более глубинные последствия. Оно снижает производительность нашей системы. Второй монах смог продолжить свое путешествие, вновь погрузившись в постижение дзен, только потому, что закрыл в своей голове папку, посвященную той женщине. Открытые папки забивают наше сознание и расходуют энергию. В книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен называет головы с большим числом открытых папок «обезьяньими»[68] – они все время перепрыгивают с одного задания на другое, с одной мысли на другую. Чем больше у нас в голове мыслей, переживаний и планов, тем сложнее нам думать и тем менее эффективно работает наш мозг.

В своей книге Аллен предлагает очень простой способ очистить голову, который мне безумно нравится, – «корзины». Корзина – это емкость, куда можно кинуть что угодно. Это не список обязательных дел, а просто хранилище. И в этом ее прелесть. Когда вы отправляете что-то в корзину, вам не нужно заниматься сортировкой – туда идет все подряд: большое и маленькое, срочное и важное, покупки, гениальные идеи и запланированные дела. Главное, чтобы вы обязательно имели такую корзину под рукой. Если вы предпочитаете проверенные методы, заведите блокнот, если вы более продвинутый пользователь, используйте свой смартфон – суть от этого не поменяется: когда вам в голову пришла какая-то идея, или вы получили какое-то задание, или решили выполнить какое-то действие, не пытайтесь это запомнить – сразу кидайте в корзину. Вы же не броситесь тотчас реализовывать новый замысел – так и не забивайте им себе голову, дайте своей префронтальной коре нормально работать.



Только учтите: корзины полезны лишь в том случае, если вы честно к ним возвращаетесь и обрабатываете содержимое – иначе мозг не будет им доверять. Чтобы этот метод заработал, нужно завести привычку регулярно опустошать свою корзину. Если вы не станете этого делать, мозг быстро поймет, что ему все равно нельзя расслабляться. Большинство моих клиентов перетряхивают свои корзины ежедневно, в строго определенное время. Вы можете ввести такой же режим – но не забывайте, что опустошение корзины вовсе не значит сиюминутное выполнение всех сброшенных в нее дел. В ней скапливаются самые разные плоды вашей мыслительной деятельности, и основное ее назначение – дать вам возможность посмотреть на них свежим взглядом и принять более здравые решения. Вы поймете, что одни можно просто удалить, другие – перенести в раздел, который Аллен называет «Когда-нибудь / возможно», и только некоторые действительно нужно реализовать. Из тех дел, которые вы решите выполнить, часть будет относиться к категории единичных задач, а часть – к категории более весомых «проектов», включающих ряд действий. Единичные задачи должны тотчас отправиться в список запланированных дел, а проекты должны быть перенесены в папку проектов. Затем в проекте должно быть вычленено первое, отправное действие, которое также попадает в список запланированных дел.

Все это не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Это простой метод самодисциплины, который поможет вам выбросить из головы лишние заботы, но сохранить уверенность, что ни одно важное дело не будет упущено. Таким образом вы сможете лучше сконцентрироваться на том, чем заняты в каждый отдельный момент своего драгоценного времени

Делаем мысль наглядной



Вы когда-нибудь пробовали мысленно сыграть в шахматы? Это очень трудно, потому что вам приходится не только продумывать следующий ход, но и держать в голове расположение всех фигур. Гораздо проще играть, когда вы реально видите доску перед собой. Если доска у вас перед глазами, ваш мозг свободен от необходимости помнить всю картину – и ему легче сосредоточить свои усилия на разработке стратегий и планировании хитрых ходов. То же самое относится и к обдумыванию рабочих вопросов: вынося мыслительный процесс наружу, делая его наглядным, вы освобождаете для своего интеллектуального «движка» нелишние «лошадиные силы».

Пример такого физического воплощения мыслительного процесса – майнд-мэп, или «карта мыслей». Очень часто, обдумывая сложную проблему, мы забиваем себе голову сразу несколькими вещами. Мы пытаемся одновременно удержать в памяти все составляющие этой проблемы, прикинуть возможное развитие событий, собрать воедино и разделить по степени надежности варианты своих действий и найти-таки выход из ситуации. Диаграмма связей и схожие с ней техники позволяют нам найти для всего этого визуальное воплощение, перенести свои мысли на лист бумаги или магнитно-маркерную доску и упорядочить свой мыслительный процесс.

Один из главных помощников моего мозга – скромная маркерная доска. Каждый раз, когда я оказываюсь в интеллектуальном тупике или не могу собрать мысли в кучу, я хватаю маркер и бегу к ней. Я переношу на нее все составляющие своей проблемы, а потом начинаю экспериментировать с написанным: то связующую линию подрисую, то сотру, то допишу. И постепенно картина начинает вырисовываться. Этот метод помогает мне освободить свой мозг от груза разносортной информации – и тогда я могу увидеть за всем этим нагромождением всякой всячины реальную проблему и ее решение. Вот так, столь простая вещь, как доска, делает меня умнее (ну или хотя бы не позволяет мне стать глупее).

Реже щелкаем переключателем

В наши дни все стараются быть «многозадачными». Для некоторых быть многозадачным – значит управляться с двумя делами одновременно, но для большинства этот навык подразумевает способность моментально переключаться с одного вида работы на другой. Однако каждый раз, когда мы беремся за новое задание, наш мозг ненадолго снижает свою активность – ему нужно время, чтобы встать на новые рельсы. Время, потраченное мозгом на перестройку, принято называть «затратами на переключение». Дэвид Мейер, профессор психологии из Мичиганского университета, пришел к выводу, что в отдельности эти затраты невелики, но если переключения с одного дела на другое происходят очень часто, то в сумме они дают уже куда более ощутимый результат. Он полагает, что многозадачность – в форме регулярного перескакивания с одного дела на другое и обратно – увеличивает срок завершения всех этих дел на 40 %[69].

Вывод прост: мы сможем добиться большего, если будем дольше фокусироваться только на одной задаче. Чем чаще мы перескакиваем с одного на другое, тем больше энергии наш мозг тратит на перестройку и тем медленнее мы соображаем. Поэтому предлагаю вам стратегию, которую я для себя называю «крупной нарезкой»: время надо нарезать крупными кусками и тратить на объемные задания, а не кромсать тонкими ломтиками для мелких делишек. Казалось бы, ничего сложного, но тут есть подвох. Когда мы беремся за новое дело, у нас выделяется небольшое количество дофамина (нейромедиатора, ответственного за чувство удовольствия) – а значит, мы чувствуем себя более энергичными, деятельными и успешными. И потому, чем чаще мы отвлекаемся от написания отчета на телефонные звонки и ответы на электронные письма, тем более эффективной кажется нам наша работа. Больше дел – больше дофамина, связь прямая. Нужно научиться различать эйфорию, порожденную этой многозадачностью, и честно заслуженное удовлетворение от выполненной работы. Эйфория создает у нас иллюзию эффективности – свою способность разделываться со всякими мелочами со скоростью автоматной очереди мы принимаем за качественный труд. Джонатан Спира, бизнес-аналитик исследовательской фирмы Basex, подсчитал, во сколько может обходиться иллюзия многозадачности. Он установил, что такая крайняя бессистемность работы стоит экономике США $650 млрд в год – именно столько страна могла бы получить, будь труд ее граждан более производительным[70].

Падение продуктивности в момент переключения на новую задачу особенно заметно по делам, которые требуют больших интеллектуальных усилий, – решению проблем, выстраиванию приоритетов или планированию. Здесь вашему мозгу нужно больше времени на разогрев – он не сможет взяться за дело, пока не вникнет в суть вопроса. Это как с новой работой. Если вас наняли выполнять какую-то простую функцию, вы, скорее всего, быстро достигните нужного уровня. Но если вам доверили серьезную должность, вы еще несколько месяцев не сможете себя по-настоящему проявить. Как-то я работал с вице-президентом одной международной корпорации, бразильцем по национальности, которому поручили взять под свой контроль весь Азиатско-Тихоокеанский регион. Первые три месяца в новой должности он был занят исключительно двумя вещами: общением и самообразованием. Он сам прекрасно понимал, что сначала нужно разобраться в деталях, а уж потом браться за дела. То же самое касается любой большой, сложной задачи – вам нужно время, чтобы вникнуть, и только потом вы сможете приступить к ее выполнению.

Поэтому нарезайте свой рабочий день на большие куски. Чем более грандиозное свершение вам предстоит, тем больший ломоть неприкосновенного и непрерываемого времени вам нужно на него отвалить. Конечно, жизнь не идеальна, поэтому вполне возможно, что в самый неподходящий момент на ваше плечо ляжет ладонь гендиректора и вам не останется ничего иного, кроме как задвинуть все свои дела куда подальше и броситься выполнять команду, – но вы должны хотя бы стараться следовать этому правилу.

…И это вовсе не дело привычки

Если вы читаете это все, а про себя тихонько думаете: «Ну да, идея понятна, но я уже столько лет делаю по миллиону дел в день… Я в этом виртуоз», – я прошу вас не торопиться с выводами. Многозадачность, в отличие от большинства других навыков интеллектуального характера, невозможно довести до совершенства регулярной практикой. Исследователи из Стэнфордского университета сравнили две экспериментальные группы: в одну входили люди, для которых одновременное использование нескольких электронных мультимедиаустройств стало нормой жизни, а в другую – те, для кого это было менее характерно. Ученые ожидали, что испытуемые, привыкшие регулярно переключать внимание с одного объекта на другой, покажут лучшие результаты в тесте на многозадачность. Ведь это естественно для человека: чем больше у него практики в каком-то роде деятельности, тем лучше он справляется. Но, к своему удивлению, они получили диаметрально противоположный результат[71]. Те, кто изо дня в день перескакивал с одного дела на другое и обратно, показали в тесте на многозадачность худшие результаты – они оказались малоспособными быстро перестроиться на новое задание. Секрет в том, что тренированные «многостаночники» с трудом отделяют зерна от плевел – они легко отвлекаются на ненужную или малозначительную информацию. Чем больше вы скачете между делами, тем рассеяннее становится ваше внимание – и тем хуже вы будете соображать. В общем, продолжайте в том же духе, если хотите, но не говорите, что вас не предупреждали: многозадачность снижает ваш интеллект.

Как избежать перескока

Как часто вы переключаетесь с одного дела на другое в течение рабочего дня? Какую бы частотность вы сейчас ни предположили, я готов побиться об заклад, что вы себя недооценили. Исследование Бостонского колледжа, опубликованное в журнале с фантастическим названием «Киберпсихология, поведение и социальные сети», показало, что люди недооценивают частоту своих «перескоков» в 10 раз[72]. Ученые отслеживали движения глаз испытуемых в то время, как те работали за компьютером в комнате с включенным телевизором. Участники опыта предположили, что они переключали внимание с одного экрана на другой каждые четыре минуты. Но на самом деле их взгляд перескакивал с компьютера на телевизор намного чаще – примерно каждые 20 секунд! Другое исследование выявило, что сотрудники офисов берутся за новое дело с интервалом три минуты[73]. Это тревожные данные, если учесть, что исследователи из Калифорнийского университета выявили еще одну закономерность: любому работнику нужно в среднем 25 минут, чтобы восстановиться после телефонного разговора или ответов на электронные письма и вернуться к тому делу, которым он занимался изначально[74].

Некоторых отвлекающих факторов избежать невозможно. Однако многие из них мы создаем для себя сами. Давайте будем честными: далеко не все наши «перескоки» вызваны жесткой необходимостью. Просто все новое кажется интереснее, а простые задачи привлекают больше, чем дела, требующие напряженной мыслительной работы. Поэтому мы то и дело открываем ящик входящих сообщений, не в силах противостоять жизнерадостному зову нового письма, или вклиниваемся в чат, вместо того чтобы сосредоточенно обдумывать какой-нибудь сложный вопрос.

Было бы лучше, если бы вы постарались избавиться от этих мелких раздражителей. Первыми в их списке значатся уведомления о входящих сообщениях в Outlook. Отключите их, а еще лучше отключите сам Outlook, когда работаете над большой и важной задачей. Также можно перевести телефон в беззвучный режим или хотя бы отключить сигнал входящих СМС. Еще было бы неплохо убрать раздражители из виду. Например, жена одного моего друга постоянно жаловалась, что муж «не с ней», когда они вместе, – он уделял гораздо больше внимания своему смартфону, чем жене. Он согласился больше не класть смартфон на стол во время совместных ужинов в ресторанах. И этот нехитрый прием пошел им на пользу – муж стал гораздо внимательнее. Так что не кладите телефон на рабочий стол и не открывайте социальные сети и чаты, едва переступив порог офиса.

Может, у вас есть собственные идеи насчет того, какие раздражители отвлекают вас чаще всего и как вы можете от них избавиться?

Пулеметная очередь

Чтобы позволить себе полностью сконцентрироваться на больших и важных делах, нужно успевать разделываться и с мелкими. Я называю эту часть работы «расстрелом из пулемета». Может, звучит несколько эксцентрично, но мне нравится представлять, как я накидываюсь на все эти письма и сообщения, перебиваю все эти раздражители, а потом спокойно возвращаюсь к своему главному заданию, для которого я освободил массу времени. Конечно, в моем ящике входящих сообщений редко обнаруживается информация, способная перевернуть мир, но это не значит, что я могу вообще его не открывать.

А потому у меня есть три правила «пулеметного расстрела» входящей почты и прочих мелких дел:

• Выбрать момент. Проводите расстрелы в определенное, специально выделенное время. Весь оставшийся день даже не открывайте почту и не заглядывайте в свой список заданий. Те задания, которые обязательно нужно выполнить, вы вспомните в любом случае – вы и так знаете, что они очень важны (а если не вспомните, значит, не так уж и важны).

• Вовремя остановиться. У микродел есть такая особенность: если вы попытаетесь разделаться с ними всеми, они легко сожрут весь ваш день. Так что определите дедлайн. Это не только защитит то время, которое вы хотели отвести на более важное задание, но и подхлестнет вас раскидывать мелочь быстрее.

• Использовать принцип двух минут. Устраивая набег с пулеметом, руководствуйтесь принципом Дэвида Аллена: если у вас в ящике сообщений или списке дел есть что-то, что займет меньше двух минут, разберитесь с ним тут же. Иначе временные затраты на то, чтобы выбрать для этого дела более подходящий момент или объединить его с группой схожих задач, превысят срок его выполнения.


6087696081153011.html
6087755625933763.html
    PR.RU™